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ビジネス文書

2011年3月19日 (土)

高杉尚孝『論理表現力』日本経済新聞出版社

3つの変数を操ることにより、メッセージを明瞭にできる。

  1. 主語・述語関係の明確な文系を用いる
  2. メッセージをつなげる際、正しい論理接続語を用いる
  3. イメージの湧くような具体的表現を用いる

トップ・ダウン法は、「仮説」の検証法でもある。

2011年3月10日 (木)

樋口裕一『モノゴトを明快にする論理力』大和書房

・3WHAT・3W・1Hを頭にたたきこむ

 3WHAT・・・「それは何か」という「定義」、「何が起こっているか」という「現象」、「その結果、何が起こるか」という「結果」

 3W・・・「WHY」(理由、根拠)、「WHEN」(いつからそうなのか、それ以前はどうだったか=歴史性)、「WHERE」(どこでそうなのか、他所ではどうなのか=地理性)

 H・・・「HOW」で「どうすればよいか」という対策

・筆者が何を言いたいのかを見極めるためのポイントは、「たしかに」と「しかし」を見つけることだ。

・基礎的な知識とは、雑学によって身につく。

2009年8月 1日 (土)

田中弘『財務諸表論-合格する答案を書くトレーニング』税務経理協会

  • 短い文章にする
  • 主語が1つになっているか
  • 主語と述語は合っているか
  • 頭でっかちになっていないか(主語や述語の名詞に、知っていることを乗せすぎること)
  • 『の』を繰り返していないか
  • 名詞は動詞に変える
  • ○○的・論・性は避ける

2009年5月20日 (水)

戸田覚『すごい人のすごい企画書』PHPビジネス新書

企画書のポイント3カ条

  1. 内容がきちんと伝わる
  2. 相手に納得してもらう
  3. 必要度に応じて、等身大で作る

相手のメリットを明確にする。

究極の企画書は「相手に考えさせる」力を持つ。

企画書の原則

  • 受け取り手のメリット(ベネフィット)
  • 目的を理解するためのストーリーや構成
  • 目的達成の裏付けとなるデータ

パソコンを起動する前にやっておくこと

  • ターゲットを明確にする
  • ターゲットに合った目的と、ターゲットが納得するベネフィットを決める

情報は見つけやすいものほど価値が低い

キラーインフォメーション⇒情報の中から、最も価値があり、インパクトのあるものを選び出す

構成の基本は二つ

  • 【説明型】こんな理由がありますから、こんなベネフィットを提示できます。
  • 【インパクト型】あなたにとってのベネフィットはこれです。その理由はこのようなものです。

受け取り手が一番関心を抱くのは、利益に直結する見出しである

一ページには、三つの情報だけに絞り込む

シェアなら円グラフ、売上の推移など時間の経過を同時に示したいなら折れ線グラフ、比較をしたいなら棒グラフ

2009年5月13日 (水)

ビジネス文書作成五つの原則

  1. 必ず用件見出しを作り最初に結論を持ってくる
  2. 読む気にさせる
  3. 個条書きを多用し、拾い読みでもわかるようにする
  4. 最初の三分の一で読むのを止めても理解できるようにする
  5. すべてを肯定的、前向きに書く

高井伸夫『朝10時までに仕事は片づける』

2009年5月10日 (日)

日垣隆『すぐに稼げる文章術』幻冬舎文庫

音読することによって、句読点をどこに打てば良いのかがわかります。敢えて呼吸をせずに一気に読んでもらいたい箇所には句読点を打たず、リズムとして一呼吸置いてほしいというところに句読点を打つのが原則です。

原文どおりに引用するためには、《 》が便利です。

「say」に置き換えられるものは「言う」と表記する「start」に置き換えられるものは「始め」「最初」に置き換えられるものは「初め」

NGワード「いずれにしても」。

欧米人は論理的にしゃべる形式をよく訓練されています。彼らは「○○は××だ」と言うときに「第1に~」「第2に~」「第3に~」と3つ程度の理由を挙げるものです。

知らないことがあったら、まず書いてみよ。

難しいことをやさしく書くためには、①具体例、②引用、③2つのものを結びつけるレトリック。

書評とは①その本をすぐに買いに走るように行動提起する文章、または②レビューそのものがエッセイとしておもしろく読める。

「私のほうからご報告、ご相談したいことなどありまして」。自分が行うことに「ご」をつけるのはおかしい。相手の言っていることに「ご」をつけるのが敬語の基本です。

論文では原則として「ところで」は使わないほうが良い。

わかりにくい指示代名詞はできるだけ名詞に置き換えていきましょう。

おもしろい文章とは何か(井上ひさし)

  • 一見くだらないことは真面目に書く
  • 難しいことは易しく書く
  • 易しいことを深く書く
  • 深いことをおもしろく書く

謝罪をするときには、①謝罪の言葉、②その理由(反省)、③償い(穴埋め)の3つができているかどうかを念頭に置いて対処していかなければなりません。

2009年3月13日 (金)

高橋昭男『すぐに使える!ビジネス文書の書き方』PHPビジネス新書

ヒヤリハットは事故である。

比較には棒グラフ。構成要素の内訳を示すには円グラフ。推移や変化をとらえるには線グラフ。

箇条書きのルール

  • 1文で一つの事柄を書く(一文一事)
  • 箇条書きの文には(。)をつけない
  • 文ごとに改行する
  • 文体が「ですます体」の場合でも、箇条書きの部分は「である体」で表記する

官公庁では、特定の対象者に出す文書は「である体」、不特定多数の人たちを対象とする文書は「ですます体」で書くように指導している。

「である体」の文書→①学術論文・小論文・社内論文などの論文類、②報告書(定型の用紙に書き込む場合)、③リファレンス・マニュアル(参照型)

「ですます体」の文書→①プロポーザル(企画提案書)、②報告書(上司、客先に提出する場合)、③マニュアル(学習型、初心者向け、入門編)、④顧客を対象にした営業資料全般

「ように+否定形」は典型的なあいまい文。(例)わが社はA社のように、余剰在庫を置きません。

息継ぎのための読点のルール

  1. 主語のつぎには原則として打つ
  2. 文を2つ並べる場合、その間に打つ
  3. 文の始めにくる副詞、接続詞、または副詞句などのつぎに打つ
  4. いくつかのものを並べる場合に、各々のことばの間に打つ
  5. 文を明確にするために打つ
  6. 一つの文の中に述語が2つあるとき、その間に打つ

数字と名詞を並べて使うときは、名詞+数字の形にすること

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